Теория

Документальное оформление инвентаризации

Документальное оформление инвентаризации предусматривает ряд правил:

  • акт проверки не должен содержать незаполненных граф, если информация отсутствует – ставится прочерк;
  • описи и акты должны быть последовательно скреплены, а все страницы документа – пронумерованы;
  • при заполнении используются общепринятые в бухучете номенклатурные обозначения и единицы измерения;
  • все исправления должны быть оговорены в сносках, и заверены всеми членами комиссии по инвентаризации, а также подписью материально-ответственных лиц;
  • документы по инвентаризационному учету визируются всеми участвующими в ревизии лицами.

    Действия

1 Подготовьте «стартовый» пакет документов.
  • Перед началом инвентаризации Вам необходимо:
  • разработать и утвердить порядок и график проведения проверки;
  • сформировать инвентаризационные описи (перечень обязательств и имущества для проверки);
  • издать приказ о проведении инвентаризации;
  • получить от материально-ответственных лиц расписки установленной формы.

2 Подготовьте приказ на инвентаризацию.
  • Приказ о проведении инвентаризации издайте по унифицированной форме (№ ИНВ-22) или разработайте самостоятельно. В приказе укажите:
  • данные о назначении и составе инвентаризационной комиссии с занимаемыми должностями;
  • состав проверяющей группы с разделением на председателя комиссии и ее членов;
  • точные даты начала и окончания работы комиссии, а также сроки предоставления отчетных документов по проведенной проверке;
  • причины проверки с точными формулировками (плановая проверка, смена материально-ответственных лиц и т.д.).
  • После подписания приказа руководителем и регистрации его в специальном журнале (форма № ИНВ-23), комиссия может начинать процедуру проверки.
  • В каждом из инвентаризационных документов комиссией указываются регистрационные данные приказа.

    Результаты проверки фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых обычно в 3-х экземплярах, а при ведении на предприятии электронной формы учета – и в электронном виде.
3 Зафиксируйте результаты проверки.
  • Оформление инвентаризации проводится в 2 основных этапа:
  • оформление предварительных результатов проверки – в тот же день передаются руководителю и главному бухгалтеру предприятия (при проверке комиссией фактического наличия проверяемых объектов);
  • оформление окончательного результата проверки – инвентаризационного акта (после сверки данных о фактическом наличии с данными бухучета).
  • Комиссия осуществляет фиксацию результатов, заполняя следующие формы:
  • инвентаризационные описи и акты:
  • по основным средствам (№ ИНВ-1) и НМА (№ ИНВ-1а),
  • по товарно-материальным ценностям (№ ИНВ-3, № ИНВ-4), в т.ч. принятым на ответственное хранение и находящимся в пути (№ ИНВ-5, № ИНВ-6),
  • по драгметаллам и изделиям из них, драгоценным камням (№ ИНВ-8, № ИНВ-8а, № ИНВ-9),
  • по ценным бумагам и БСО (№ ИНВ-16),
  • по расчетам с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями, по задолженностям по займам и кредитам (№ ИНВ-17),
  • сличительные ведомости оформите при обнаружении расхождений между учетными и фактическими данными, в т.ч.:
  • по основным средствам и НМА (№ ИНВ-18),
  • по ТМЦ (№ ИНВ-19).

    В этом случае у материально-ответственных лиц обязательно запросите соответствующие объяснения.

  • ведомость учета результатов (форма № ИНВ-26) – итоговый документ инвентаризации.  В нем отразите суммы всех обнаруженных недостач и излишков в разбивке по счетам бухучета, а также, отнесите убытки от недостач (на виновных лиц, на пересортицу и т.д.).

4 Приведите в соответствие учетные данные.
  • При наличии расхождений между наличием и учетными данными сделайте следующее:
  • имущество в излишке – оприходуйте и отнесите на результат хоздеятельности предприятия, с последующим выявлением виновных и причин образования излишков;
  • убыль в пределах допустимых норм – спишите на издержки обращения на основании приказа руководителя;
  • недостачи сверх допустимых пределов естественной убыли, либо порча имущества – отнесите на виновное лицо (а если таковое не установлено – спишите на издержки).
  • Результат проведенной инвентаризации отразите в учете и отчетности того месяца, в котором завершилась проверка, а по годовой инвентаризации – в годовом отчете.