Документальное оформление движения материалов.

Оформление поступления материалов зависит от источников их поступления. Материалы поступают на предприятие:

− от поставщиков;

− от подотчетных лиц;

− из собственного производства;

− при списании основных средств (запчасти, металлолом, стройматериалы);

− в качестве вклада в уставный капитал;

− при оприходовании излишков, выявленных инвентаризации;

− по договору дарения и т.д.

При поступлении материалов на склад от поставщика кладовщик проверяет их соответствие сопроводительным документам. Если расхождений нет, то выписывается приходный ордер по установленной форме, либо приходный ордер не выписывается, а на документе поставщика делается надпись, удостоверяющая факт получения материалов (или ставится штамп). Если в течение дня поступает однородный груз, то допускается один приходный ордер, на обороте которого делается отметка об отдельных приемках с подведением итога за день.

Если при приемке материалов от поставщика установлено расхождение с данными сопроводительных документов или имеет место неотфактурованная поставка (поступление ценностей без сопроводительных документов, в том числе без счета-фактуры), то составляется акт о приемке материалов при участии незаинтересованной стороны (эксперта). Акт является приходным документом и служит для уточнения расчетов с поставщиком.

Учет материалов на складе осуществляет кладовщик (или заведующий складом). Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключают договор о полной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик освобождается только после сплошной инвентаризации ТМЦ на складе и передаче их по акту. На каждый номенклатурный номер материала кладовщик открывает карточку складского учета, поэтому складской учет называют сортовым и ведется он только в натуральном выражении. В карточке указываются № склада, наименование материала, место его хранения, единица измерения, цена, норма запаса и т.д. После каждой операции по приходу или расходу в карточке делается отметка отдельной строкой и выводится остаток материала.

Таким образом, кладовщик располагает оперативной информацией о состоянии запасов. Если остаток будет выше или ниже установленной нормы, кладовщик обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Карточки хранятся на складе в картотеке. По окончании месяца кладовщик переносит остатки из них в Книгу складского учета материалов (сальдовую книгу). Книга передается в бухгалтерию, где бухгалтер рассчитывает стоимость остатков по всем видам материалов: умножает их количество на цену. Эта операция называется таксировкой. Затем бухгалтер сверяет результаты расчета по данным склада с данным бухгалтерского учета.

Бухгалтер материального отдела бухгалтерии регулярно проверяет правильность записей в карточках складского учета (обычно 1 раз в неделю) и расписывается в Книге. После проверки он получает по реестру (по списку) все приходные и расходные документы по складу, проверяет их и таксирует. Эти данные служат основанием для записей по счетам аналитического учета.

Рассмотренный метод складского учета, основанный на ведении на складе карточек и сальдовой книги, называется сальдовым методом учета или оперативно-бухгалтерским. При нем ведение сортового количественного учета осуществляет только кладовщик.

На небольших предприятиях с незначительной номенклатурой материалов используется бухгалтерский метод учета, при котором в бухгалтерии на каждый вид запасов открывается карточка количественно-суммового учета. Записи в ней и в натуральном и в денежном выражении ведет бухгалтер на основании первичных документов по приходу и расходу материалов. Таким образом, бухгалтер дублирует складской учет. Этот метод более трудоемкий.

Оформление отпуска материалов со склада.

На небольших предприятиях отпуск материалов со склада может не оформляться специальными документами. Фактически израсходованные материалы отражаются в отчете о выпуске и реализации продукции, который после утверждения руководителем служит основанием для списания материалов.